SURAT MENYURAT

Minit Mesyuarat

Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA

Jabatan Kehakiman Syariah Perak

Bil. 1/2016

Tarikh: 8 april 2016

Tempat: Bilik gerakan, aras 3 jkspK

KEHADIRAN:

Tuan Haji Mohammad Taifor B. Ahmad Rusdi, AMP                                  -  Pengerusi

Pengerusi EKSA

Tuan Azman B. Saad

Fasilitator EKSA

Merangkap Penyelaras Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Tuan Mohd Asri B. Mohamad Ghazali

Penyelaras Zon Mahkamah Syariah parit Buntar

Tuan Mohd Hairuddin Nizam B. Kamaruddin

Pengerusi Jawatan Kuasa Audit

Merangkap Penyelaras Zon Mahkamah Syariah Tapah

Tuan Burhanuddin Ismi B. Adam

Penyelaras Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

Tuan Hj. Ahmad Jazman B. Ulul Azmin

Penyelaras Zon Mahkamah Syariah Kuala Kangsar

Tuan Mohammad Syamil Bin Azizan

Penyelaras Zon Mahkamah Rendah Syariah Taiping

Tuan Muhamad Faizal B. Abdul Wahab

Penyelaras Zon Mahkamah Rendah Syariah Seri Iskandar

Tuan Helmi bin Abdul Kadir

Penyelaras Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Puan Kholijah Binti Hamid

Penyelaras Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Puan Hajjah Rusminah Binti Haji Hussin

Penolong Setiausaha EKSA

Encik Abdul Fitri B. Salleh

Pengerusi Jawatan Kuasa Latihan

Merangkap Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Encik Abdul Halim B. Mohayuddin

Setiausaha Zon Mahkamah Rendah Syariah Seri Iskandar

Encik Mohamed Idilfitri Bin Redzuan

Setiausaha Zon Mahkamah rendah Syariah Ipoh

Puan Rohana Binti Shamsudin

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah K.Kangsar

Puan Siti Hadzanariah

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Taiping

Encik Akmal Hijaz Bin Abd Azizis

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Parit Buntar

Encik Mohd Asri Bin Mohd Salleh

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Teluk Intan

Encik Adib Bin Zulkefli

Setiausaha Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Encik Ahmad Tamimi Bin Haji Mustafa

Setiausaha Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Tuan Amir Sabri Bin Zulkipli

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Encik Mohamad Haidir Bin Hassan Suhili

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

Encik Mohamad Syafiq Bin Mohammad Salleh

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Taiping

Encik Mohd Hazizi Bin Ghazali

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Seri Iskandar

Puan Fairuz Bin Hamzah

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Parit Buntar

Puan Norazura Binti Khalid

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Teluk Intan

Encik Raziz Hafizi Bin Khalid

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Cik Haizatul Binti Rijat @Hijaz

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Tapah

Tuan Ahmad Azaruddin Bin Bin Yamin

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

Tuan Mohd Najib Bin Ab Razak

Ahli jawatan kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Seri Iskandar

Puan Hanim Binti Khairani

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Encik Shuhaimi Bin Amran

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Teluk Intan

Encik Zakaria Bin Abdul Talib

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Puan Nor Azawati Binti Anuar @ Anoa

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Kuala Kangsar

Encik Mohd Khairi Bin Md Daud

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Gerik

Tuan Haji Mohd Hanafiah Bin Idris

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Taiping

Encik Nor Hashim Bin Mustafa

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Puan Izwani Salfinaz Binti Azman

Ahli Jawatan Kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Tapah

Puan Siti Norlaili Binti Syed Ali

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Tinggi Syariah Perak

Cik Azan Suhana Binti Kholidi

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

Puan Azlinda Binti Mohamed Tahir

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Kuala Kangsar

Puan Nor Hafiza Binti Abdullah Lip

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Gerik

Encik Azwan Bin Abdul Raof

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Taiping

Encik Saiful Bahrin Bin Abdul Rahim

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Seri Iskandar

Encik Mohd Nasir Bin Othman

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Teluk Intan

Encik Abdul Mohsin Bin Mohamad Hasan

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Tapah

Puan Zuraidah Bt Idris                                                                       -  Pencatat/Urusetia

Setiausaha EKSA

TIDAK HADIR

Puan Malawati Binti Zailani

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Puan Robitah Binti Abu Hanifah

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Mahkamah Syariah Seri Manjung

Encik Qamarul Akhyar Bin Shafie Afandi

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Puan Zuhairiah Binti Abdul Latif

Ahli Jawatan kuasa Audit Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

Encik Ismail Bin Shahdan

Ahli Jawatan Kuasa Promosi Parit Buntar

Encik Ishak bin Nooh

Ahli jawatan kuasa Latihan Zon Mahkamah Syariah Parit Buntar

Tuan Haji Jamil Bin Yahya

Setiausaha Zon Mahkamah Syariah Gerik

Puan Nor Aishah Binti Abas

Ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Mahkamah Syariah Kuala Kangsar

1.                  UCAPAN PENGERUSI

1.1  Pengerusi memulakan mesyuarat dengan mengajak ahli mesyuarat bersama-sama membaca Ummul Kitab al-Fatihah.

1.2  Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua ahli mesyuarat.

1.3  Pengerusi menyatakan Perlaksanaan EKSA di JKSPk telah dijenamakan semula pada 4 Mac 2016 yang lalu. Melalui Penjenamaan semula tersebut semua zon telah dinamakan bersempena nama bahagian atau unit-unit tugas-tugas hakiki menggantikan nama-nama permata dan batuan agar lebih berimej korporat.

1.4  Selaras dengan itu juga, Pengerusi mengharapkan tiada lagi amalan 5S yang tidak selari dengan perlaksanaan EKSA seperti :

(a)    Amalan parking / tagging pada peralatan yang tidak sepatutnya

(b)   Pelabelan barang-barang telah diketahui umum

(c)    Penggunaan perkataan 5S di dinding-dinding atau hiasan-hiasan pejabat

Tindakan : semua zon

1.5  Pengerusi juga memaklumkan pada 3 Februari 2016 telah diadakan Mesyuarat Jawatan Kuasa Induk Bil.1/2016. Melalui mesyuarat tersebut beberapa perkara telah diputuskan :

(a)    Mesyaurat Jawatan Kuasa Induk bertarikh 3 Februari 2016 adalah mesyuarat terakhir bagi Jawatan kuasa tersebut.

(b)   Tiada lagi 2 Jawatan Kuasa EKSA. Jawatan Kuasa Induk EKSA dan Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA digabungkan menjadi 1 agar penyampaian lebih menyeluruh dan berkesan. Disamping memudahkan penyusunan jadual mesyuarat.

(c)    Pemilihan Ahli-ahli Jawatan Kuasa yang baru menggantikan Ahli Jawatan Kuasa sebelum ini. Carta organisasi Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA peringkat Jabatan yang baru adalah :

i.        Penasihat – Y.A.A Tuan Asa’ari Bin Haji Mohd Yazid

ii.      Pengerusi – Y.A Tuan Haji Mohammad Taifor B. Ahmad Rusdi

iii.    Fasilitator – Tuan Azman Bin Saad

iv.    Setiausaha – Puan Zuraidah Binti Idris

v.      Penolong Setiausaha – Puan Hjjah Rusminah Binti Haji Hussin

vi.    Pengerusi Jawatan Kuasa Audit – Tuan Mohd Hairuddin Nizam Bin Kamaruddin

vii.  Pengerusi Jawatan Kuasa Promosi – Tuan Mohd Shamshir Bin Mat Lazim

viii.Pengerusi Jawatan Kuasa Latihan – Encik Abdul Fitri Bin Salleh

Tindakan : makluman

1.6  Maklumat lanjut mengenai perlaksanaan EKSA yang baru akan diterangkan oleh Fasilitator EKSA kemudian.

2.                  PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1  Pengerusi memaklumkan tiada minit mesyuarat yang akan disahkan memandangkan Mesyuarat yang diadakan sebelum ini hanya melibatkan ahli-ahli Jawatan Kuasa Induk EKSA dan menjadi Mesyuarat Jawatan Kuasa Induk EKSA yang terakhir.

2.2  Mesyuarat kali ini direkodkan sebagai mesyuarat Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Bil.1 2016 meskipun menjadi mesyuarat ke-2 dalam tahun ini.

3.                  TAKLIMAT PERLAKSANAAN EKSA OLEH FASILITATOR

3.1  Taklimat disampaikan oleh Tuan Azman Bin Saad selaku Fasilitator EKSA yang baru.

3.2  Mesyuarat dimaklumkan berkenaan Carta organisasi yang disifat berpusat dan menyeluruh menggabungkan jawatan kuasa pelaksana peringkat jabatan dan peringkat zon. Oleh yang demikian hanya ada 1 carta organisasi yang diguna pakai oleh semua zon pelaksana EKSA

Tindakan : semua zon

3.3  Tiada lagi jawatan Pengerusi Zon. Ketua-ketua zon adalah Penyelaras-Penyelaras yang terdiri daripada Hakim-hakim Daerah dan secara automatik menjadi Ahli-ahli Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA Peingkat Jabatan – rujuk lampiran

Tindakan : semua zon

3.4  Setiausaha-setiausaha zon adalah Penolong-penolong Pendaftar Daerah.

Tindakan : semua zon

3.5  Penyelaras Zon perlu melantik Ahli Jawatan Kuasa Latihan, Audit dan Promosi bagi Daerah masing-masing dan secara automatik menjadi ahli-ahli di bawah jawatan kuasa- jawatan kuasa berkenaan di peringkat Jabatan – Rujuk Lampiran

Tindakan : semua zon

3.6  Carta Perbatuan juga akan disediakan oleh Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA peringkat Jabatan. Oleh yang demikian hanya wujud 1 carta perbatuan yang akan digunapakai oleh semua zon EKSA . Zon- zon hanya perlu mengemaskini aktiviti-aktivi yang dirancang dalam Carta Perbatuan mengikut tarikh perlaksanaan sebenar aktiviti tersebut.

Tindakan : Jawatan Kuasa Promosi dan semua zon

3.7  Moto 5S dikekalkan sebagai Moto Perlaksanaan EKSA. Manakala Logo EKSA yang baru perlu menggantikan logo 5S sebelum ini. Logo EKSA akan dimuat naik ke dalam Portal EKSA Jabatan.

Tindakan : Jawatan Kuasa Promosi dan semua zon

3.8  Audit akan diadakan dua kali setahun dan dijadualkan pada 31 Mei hingga 4 Jun 2016 dan 31 Oktober hingga 4 November 2016.

Tindakan :  semua zon

3.9  Mesyuarat dimaklumkan berkenaan perancangan untuk mengadakan Bengkel Semakan Semula Garis Panduan EKSA pada 27 hingga 29 April 2016 dan Bengkel Semakan Semula Kriteria Audit EKSA JKSPk pada 5 hingga 6 Mei 2016 agar selari dengan transisi perubahan 5S kepada EKSA oleh MAMPU.

Tindakan : makluman

3.10          Semua maklumat berkenaan EKSA akan dimuat naik ke Portal EKSA Jabatan untuk tujuan promosi dan pengemaskinian rekod.

Tindakan : Jawatan Kuasa Promosi, .           Setiausaha dan semua zon

4.                  HAL-HAL LAIN

4.1  Encik Adip B Zulkepli bertanyakan status Zon Andalusit dan diputuskan oleh Mesyuarat bahawa Zon Andalusit dihapuskan dan diserap ke dalam Zon Khidmat Pengurusan.

Tindakan : Zon Bahagian Khidmat Pengurusan

4.2  Encik Adip B Zulkepli bertanyakan status Encik Kamal Bin Rustam Affendi sama ada ahli Zon Khidmat Pengurusan atau ahli Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh. Mesyuarat memutuskan bahawa Encik Kamal Bin Rustam Affendi selaku Pembantu Perpustaan adalah ahli Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh berdasarkan lokasi perpustakaan tersebut berada di dalam Zon Mahkamah rendah Syariah Ipoh.

Tindakan : Zon Bahagian Khidmat Pengurusan dan Zon Mahkamah Rendah Syariah Ipoh

4.3  Mesyuarat membenarkan Encik Raziz Hafizi digugurkan selaku ahli Jawatan Kuasa Audit Zon Khidmat Pengurusan dan digantikan oleh Juru Audit Dalam EKSA Puan Zuhairiah Binti Abdul Latif yang juga secara automatik menjadi Ahli Jawatan Kusa Audit Zon Khidmat Pengurusan.

Tindakan : Zon Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pengerusi Jawatan Kuasa Audit

4.4  Encik Adip B Zulkepli bertanyakan status Sijil Pengiktirafan Cemerlang Zon Perak dan Zon Andalusit yang sebelum ini disalah tafsir oleh MAMPU sebagai 1 Zon sahaja dan persijilan dibuat ke atas nama Zon Jabatan Kehakiman Syariah Perak. Sijil tersebut telah diambil semula oleh pihak MAMPU untuk tujuan pembetulan namun sehingga kini tidak dipulangkan atau digantikan. Mesyuarat mengambil maklum perkara tersebut dan bersetuju untuk membuat semakan semula dengan pihak MAMPU.

Tindakan : Fasilitator

4.5  Encik Azhar Bin Md Amin mohon peruntukan Jabatan untuk mendapatkan stok cat. Mesyuarat memaklumkan bahawa perlaksaaan EKSA tidak mendapat bajet khusus daripada Pejabat Kewangan Negeri. Namun Jabatan boleh menbantu sekiranya terdapat bekalan cat sedia ada di dalam stok Jabatan atau urusan pembelian melalui peruntukan kewangan sedia ada (bergantung kelulusan Jabatan).

Tindakan : makluman

4.6  Mesyuarat memutuskan di bangunan Ibu Pejabat Jabatan Kehakiman Syariah Perak dan menempatkan 3 Zon Pelaksana EKSA hanya perlu diwujudkan 1 set tong kitar semula sahaja dan ditempatkan di tempat kutipan sampah (berdekatan parkir awam)

Tindakan : Jabatan

4.7  Mesyuarat mengekalkan Hari Khamis sebagai hari EKSA peringkat Jabatan. Kakitangan-kakitangan Jabatan boleh memperuntukan 1 jam bermula pada pukul 4.00 hongga 5.00 petang untuk tujuan perlaksanaan EKSA. Oleh itu, Program atau aktiviti EKSA seperti mesyuarat atau gotong-royong digalakkan untuk diadakan pada Hari Khamis.

Tindakan : semua zon

5.                  UCAPAN PENUTUP

5.1  Pengerusi mengharapkan dengan penjenamaan baru EKSA ini semua kakitangan akan lebih bersemangat untuk kembali menjayakan amalan Persekitaran kondusif Sektor Awam.

5.2  Maklumat-maklumat yang diperolehi melalui mesyuarat ini boleh disebarkan kepada ahli-ahli zon dalam mesyuarat tindakan atau pengurusan daerah masing-masing.

6.                  PENANGGUHAN

6.1  Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.45 petang dengan bacaan tasbih kafarah dan Surah Al-Asr

Disediakan:

Setiausaha

Jawatan Kuasa Pelaksana EKSA

Jabatan Kehakiman Syariah Perak

LAMPIRAN